В книге подробно рассказывается о том, как секретарю организовать свою работу (а также работу руководителя и офиса), вести делопроизводство, строить взаимоотношения с коллегами и начальником, действовать в проблемных ситуациях, планировать карьеру и т.д.
Рассмотрены различные аспекты секретарской деятельности, вызывающие наибольшие трудности.
Материал подготовлен с использованием системы ГАРАНТ.Он четко систематизирован и проиллюстрирован схемами и примерами.
Приведен Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
Книга будет полезна не только для тех, кто выбрал профессию секретаря, но и для руководителей организаций и кадровых подразделений, а также для тех, кто видит работу секретарем как первую ступеньку в карьере менеджера, экономиста, бухгалтера и т.д., ведь все описанные здесь знания и умения необходимы каждому из этих специалистов.
Издание может быть использовано в качестве учебного пособия.
ОГЛАВЛЕНИЕ:К ЧИТАТЕЛЯМ1.
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИСЕКРЕТАРЯ1.1.
Роль и место секретаря в структуреуправленияорганизации1.2.
Функциональные обязанности секретаряв зависимости от квалификации и особенностейорганизации1.3.
Требования, предъявляемые ксекретарю
Квалификационный справочник должностейруководителей, специалистов и других служащих(Извлечение)2.
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДАСЕКРЕТАРЯ2.1.
Организация рабочегоместа2.2.
Планирование рабочегодня2.3.
Организация работы в течение рабочегодня
Примерная схема рабочего днясекретаря3.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯИ ОФИСА3.1.
Телефонноеобслуживание3.2.
Организация приемапосетителей3.2.1.
Запланированный приемпосетителей3.2.2.
Прием незапланированныхпосетителей3.2.3.
Немного о деловомэтикете3.3.
Подготовка деловыхмероприятий3.3.1.
Организациясовещаний3.3.2.
Подготовкакомандировок3.3.3.
Организация приема гостей ипереговоров3.3.4.
Подготовка к выставкам и презентациям3.3.5.
Подготовка официальных поздравленийиподарков3.4.
Информационно-техническая работа4.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАИ ТЕХНОЛОГИЯДЕЛОПРОИЗВОДСТВА4.1.
Документообороторганизации
Инструкция поделопроизводству
Графикдокументооборота4.2.
Организация работы сдокументами4.2.1.
Порядок обработки входящихдокументов4.2.2.
Порядок обработки исходящихдокументов4.2.3.
Порядок работы с внутреннимидокументами4.2.4.
Регистрация и контроль исполнениядокументов4.2.5.
Организация хранениядокументов4.2.5.1.
Оперативное (текущее) хранениедокументов
Формирование дел
Составление номенклатуры дел
Правила оперативного хранения документов4.2.5.2.
Подготовка документов к передаче вархив для длительного хранения
Экспертиза ценности документов
Оформление дел для постоянногои длительного хранения
Составление описей дел4.2.5.3.
Сроки хранения документов4.3.
Составление управленческой документации4.3.1.
Требования к оформлению документов
Требования к оформлению реквизитов документов
Требования к бланкам документов и оформлениюдокументов4.3.2.
Организационно-распорядительныедокументы
Организационные документы
Устав
Положение
Инструкция
Договор
Распорядительные документы
Приказ
Указание (распоряжение)Протокол
Решение4.3.3.
Информационно-справочныедокументы
Акт
Справка
Докладнаязаписка
Объяснительнаязаписка
Письмо
Телеграмма(телетайпограмма)Телефонограмма
Факсограмма
БЕЗОПАСНОСТЬ ПРИ РАБОТЕ С КОРПОРАТИВНОЙИНФОРМАЦИЕЙ5.1.
Конфиденциальностьинформации5.2.
Меры безопасности при работе с бумажнымии электронными документами
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЕКРЕТАРЯ СРУКОВОДИТЕЛЕМ И КОЛЛЕГАМИ6.1.
Секретарь и руководитель6.2.
Секретарь и сотрудники организации6.3.
Действия в проблемных ситуациях
ПЛАНИРОВАНИЕ КАРЬЕРЫ